O uso do Action Register realmente começa a ajudá-lo quando você o usa para realizar suas reuniões regulares com clientes e agendar sua semana de trabalho. Vamos analisar um processo simples que você pode usar para atender à sua própria situação e estilo.
Revisão Semanal do Registro de Ações
Na segunda-feira, ou em qualquer dia da semana que funcione melhor para você, reserve um tempo para sentar e revisar todas as suas tarefas ativas em seu Registro de Ações.
Este é o seu momento de entender completamente o status de cada um de seus projetos. Se você ou os membros de sua equipe forem responsáveis por uma tarefa específica, coloque-a em seus calendários. Se você não tiver certeza do status de uma tarefa, agora é a hora de descobrir.
Você economizará tempo sabendo com certeza , em vez de pensar que está feito e descobrir mais tarde que realmente não está. Depois de adquirir o hábito de fazer esta revisão semanal do Action Register, você descobrirá que sua cabeça está muito mais clara e não se preocupará com o progresso do projeto.
Atualize o Registro de Ações Sempre que Concluir Tarefas
À medida que você e os membros da sua equipe de projeto concluem as tarefas ao longo da semana, atualize o Registro de Ações.
Se a tarefa precisar de ajustes antes de realmente ser concluída, solicite os ajustes. Se uma tarefa estiver realmente concluída, atualize o item de tarefa apropriado com as Horas Reais e defina a coluna Status para “Complete” .
Agendar reuniões regulares com clientes
Agende reuniões regulares com seus clientes ativos.
Ter uma rápida reunião por telefone toda semana ou a cada duas semanas pode tornar os projetos mais tranquilos. Essas reuniões regulares têm uma agenda que é assim:
- Percorra a lista de tarefas no Registro de Ações e revise seus status e se cada tarefa está ou não no caminho certo.
- Se uma tarefa não estiver no caminho certo, identifique por que e o que precisa ser feito por quem para colocá-la no caminho certo.
- Ajuste o Registro de Ação de acordo.
Se isso fizer com que outras tarefas sejam adiadas, indique claramente o motivo e combine novas datas com o cliente.
- Se uma tarefa foi marcada como “Concluída” , mostre ao cliente que a tarefa foi concluída e obtenha sua aprovação na tarefa concluída, se necessário.
- Mova as tarefas concluídas para a parte inferior da planilha ou crie uma nova planilha na planilha para mover as tarefas concluídas. Dessa forma, você tem um registro do que foi feito e quando. Isso pode ser muito útil se você precisar olhar para trás e verificar algo.
É um registro documentado de como o projeto foi.
- Se uma tarefa foi adicionada recentemente e as horas estimadas de conclusão ou o custo da tarefa estão prontos para aprovação, explique ao cliente e peça aprovação para iniciar o trabalho.
- Se uma tarefa precisa de algo para continuar funcionando, este é um bom momento para sincronizar com o cliente o que você precisa e decidir juntos como continuar.
Você pode salvar muitos e-mails de ida e volta fazendo com que o cliente traga observações, ideias e perguntas para a reunião para discutir, em vez de enviar e-mails por capricho. A menos, claro, que seja algo urgente.